PERFEKT-IT Sp. z o.o. Ul.Królewiecka 23/1 09 – 402 Pło Centrum Widowiskowo-Sportowe Regulamin Auto Moto Show Płock Postanowienia ogólne Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują Wystawców Auto Moto Show Płock organizowanych przez PERFEKT-IT Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Królewieckiej 25/18 09-402 Płock.Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy, Sąd GospodarczyXIV Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000307411,NIP 774-30-62-373, REGON 141422430, Kapitał zakładowy 50.000,00 PLN. Bank acc : 78 10203974 0000 5502 0127 8761 1. zwaną dalej Organizatorem na terenie Międzynarodowych Targów Płockich, zwanych dalej „Targami”. 2. Niniejszy Regulamin, Zgłoszenie – Umowa oraz inne indywidualne uzgodnienia poczynione między stronami na piśmie pod rygorem nieważności określają całość wzajemnych praw i obowiązków Organizatora i Wystawców. II. Zawarcie umowy 1. Warunkiem nabycia prawa do udziału w Targach w charakterze Wystawcy jest dokonanie następujących czynności: a) doręczenie w terminie do 21 dni przed targami Organizatorowi oryginału prawidłowo wypełnionego i podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wystawcy zgodnie z wpisem w KRS lub wpisem do ewidencji działalności gospodarczej formularza Zgłoszenia – Umowy udziału w Targach b) dokonanie wpłaty z tytułu uczestnictwa w Targach na konto Organizatora w kwocie i terminie określonym w Zgłoszeniu - Umowie Za datę dokonania wpłaty przyjmuje się datę uznania rachunku Organizatora. c) dostarczenie Organizatorowi wraz ze Zgłoszeniem - Umową kopii aktualnego wypisu z KRS albo zgłoszenia działalności gospodarczej do ewidencji; d) dostarczenie wraz ze Zgłoszeniem Udziału posiadanego numeru VAT EU oraz zaświadczenia o aktywnym płaceniu podatku, potwierdzającego, że firma jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. /dotyczy Wystawców z innych krajów UE/. 2. Brak wpłaty należności za udział w Targach w określonym terminie, upoważnia Organizatora do odmowy dopuszczenia Wystawcy do udziału w Targach oraz pozbawia Wystawcę prawa dochodzenia jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu. 3. Podpisanie Zgłoszenia - Umowy stanowi zawarcie umowy najmu powierzchni pomiędzy Wystawcą a Organizatorem oraz zobowiązanie ze strony Wystawcy się do udziału w Targach. 4. W przypadku przesłania formularza Zgłoszenie – Umowa z przekreśleniami lub innymi zmianami niezaakceptowanymi przez Organizatora, przyjmuje się, iż nie doszło do zawarcia umowy. 5. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zawarcia umowy, o której mowa w ust. 3 powyżej. III. Warunki płatności 1. Warunki płatności za najem powierzchni wystawienniczej ustalane są w Zgłoszeniu - Umowie. 3. Przekroczenie terminu płatności upoważnia Organizatora do obciążenia Wystawcy odsetkami umownymi w wysokości 0,2% należności za każdy dzień opóźnienia. 4. Ewentualne roszczenia wynikające z realizacji umowy nie zwalniają Wystawcy z obowiązku terminowych płatności. 5. W razie odmowy przyjęcia Zgłoszenia - Umowy, Organizator zwraca Wystawcy wpłaconą kwotę. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu roszczenie o zapłatę odsetek. 6. W przypadku wystawienia na polecenie Wystawcy, faktury na osobę trzecią z tytułu należności związanych z udziałem w Targach, Wystawca odpowiada solidarnie ze wskazaną przez siebie osobę trzecią za zapłatę tych należności. 7. Opłaty za dodatkowe wyposażenie i inne usługi zlecone przez Wystawcę w trakcie Targów, ustalane będą w odrębnych porozumieniach i rozliczone będą po wykonaniu usługi przed zakończeniem Targów. IV. Stoisko 1. Organizator zastrzega sobie prawo decyzji o przyznaniu Wystawcy lokalizacji najmowanej powierzchni wystawienniczej. O przydzieleniu lokalizacji decyduje kolejność zgłoszeń oraz warunki techniczne hali. Życzenia wystawców dotyczące lokalizacji będą uwzględniane w miarę posiadanych możliwości organizacyjnych. 2. Przez stoisko rozumie się powierzchnię wynajętą na czas Targów przez Wystawcę o wymiarach określonych w Zgłoszeniu – Umowie, do wysokości 2,5 m, stanowiącej górna krawędź standardowej zabudowy. 3. Wszelkie zmiany odbiegające od przyjętego przez Organizatora systemu zabudowy należy zgłosić Organizatorowi najpóźniej na 30 dni przed datą rozpoczęcia Targów. Zmiany takie będą wykonywane jedynie w ramach możliwości technicznych i organizacyjnych Organizatora i po wyrażeniu przez niego zgody. Za wykonanie zmian Organizator będzie pobierał dodatkową, uzgodnioną z Wystawcą opłatę. 4. W przypadku zabudowy powierzchni stoiska we własnym zakresie, Wystawca zobowiązany jest uprzednio (nie później niż 30 dni od daty rozpoczęcia Targów) uzgodnić z Organizatorem plany zabudowy oraz przedstawić dokumentację (projekty) architektoniczną, instalacji elektrycznej i wodnej do akceptacji przez Organizatora oraz przedstawić atesty niepalności użytych materiałów. 5. Wystawca, jeżeli zachodzi taka konieczność, ma obowiązek umożliwić Organizatorowi przeprowadzenie przez najmowane stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu podłączenia do urządzeń technicznych Organizatora. 6. W przypadku zabudowy powierzchni we własnym zakresie, lub zleceniu zabudowy innemu realizatorowi odpowiedzialność za konstrukcję i jej bezpieczeństwo ponosi wyłącznie Wystawca. Realizator zabudowy, ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo osób wykonujących roboty na terenach wystawienniczych i odpowiadają za wszelkie szkody na osobach i mieniu powstałe w związku z montażem (demontażem) i funkcjonowaniem stoiska. 7. Wszelkie prace budowlano-montażowe, elektryczne i wodno-kanalizacyjne muszą być wykonywane przez osoby do tego uprawnione. 8. Konstrukcje powyżej 2,5 m (zabudowa stoisk, elementy wolnostojące i in.) wymagają pisemnej zgody Organizatora. 9. W przypadku zabudowy własnej Wystawca po jej wykonaniu ma obowiązek przedstawić Organizatorowi protokół pomiarów skuteczności ochrony przeciwpożarowej podpisanej przez uprawnionego elektryka. Brak spowoduje wyłączenie zasilania stoiska. 10. Ściany stoisk oraz inne elementy konstrukcji na granicy stoiska, o wysokości powyżej 2,5 m, zwrócone w stronę stoisk sąsiednich winny być estetycznie i neutralnie wykończone. 11. Prace związane z budową stoiska powinny być wykonywane wyłącznie w jego obrębie. Prowadzenie tych prac poza obrębem własnego stoiska wymaga zgody Organizatora. 12. Opieranie wszelkich konstrukcji i elementów zabudowy o sąsiednie stoiska lub istniejącą substancję budowlaną jest zabronione. 13. Zabrania się naruszania struktury posadzek, ścian, stropów oraz wprowadzania innych zmian w obiektach targowych (np. klejenie lub malowanie na ścianach i posadzkach, wbijanie gwoździ, haków, wkręcanie wkrętów). 14. W czasie montażu i demontażu na terenie hal targowych obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu oraz spożywania alkoholu. VII. Organizacja ekspozycji 1. W trakcie przygotowania, trwania i likwidacji ekspozycji Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wynikające z funkcjonowania jego urządzeń oraz szkody wyrządzone przez osoby działające w jego imieniu lub na jego rzecz. 2. Wystawca jest zobowiązany zgłosić Organizatorowi zamiar eksponowania na targach ciężkich i wysokogabarytowych eksponatów. 3. Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia, dostarczenia i późniejszego zabrania wszystkich eksponatów. Transport, przeładunek, zamontowanie i demontaż eksponatów i innych materiałów na Targach Wystawca dokonuje we własnym zakresie i na własny koszt. 4. Organizator zastrzega sobie prawo nieudzielania zgody na wystawianie eksponatów, które uzna za niebezpieczne. 5. Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się Wystawców i publiczności. 6. Niedozwolone jest w czasie trwania Targów zajmowanie przez Wystawcę powierzchni poza obrębem zamówionego stoiska. 7. W czasie trwania Targów stoisko powinno mieć ciągłą obsługę i nadzór upoważnionego przedstawiciela Wystawcy. 8. Organizator określa godziny otwarcia Targów, a także terminy i godziny montażu i demontażu stoisk. 10. Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia obecności przedstawicieli na stoisku w godzinach wyznaczonych przez Organizatora. 11. Wystawca korzystający z aparatury nagłaśniającej zobowiązany jest zastosować się do instrukcji Organizatora dotyczących poziomu hałasu. W przypadku nie dopełnienia tego wymogu Organizator ma prawo odłączyć zasilanie elektryczne na stoisku Wystawcy. 12. Organizator udostępnia Wystawcy z własną zabudową powierzchnię w obiektach targowych w terminie i godzinach wskazanych w Zgłoszeniu – Umowie. Indywidualne zapotrzebowanie na dłuższy czas realizacji stoiska lub jego demontaż powinno zostać zgłoszone w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 30 dni przed rozpoczęciem targów i wiąże się z dodatkową opłatą. 13. Wystawca zajmujący stoisko z zabudową standardową zobowiązany jest zakończyć likwidację stoiska i zdać zajmowaną powierzchnię po przywróceniu jej do pierwotnego stanu w terminie określonym w postanowieniach końcowych poniżej. Indywidualne zapotrzebowanie na dłuższy czas likwidacji ekspozycji wymaga uzgodnienia z Organizatorem. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania powyższych obowiązków, Organizator będzie upoważniony do powierzenia wykonania niezbędnych czynności na koszt i ryzyko Wystawcy. 14. Likwidacja ekspozycji i stoiska może nastąpić dopiero po zakończeniu imprezy pod rygorem kary umownej określonej w wysokości 3 000 zł. 15. Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy zabudowy i wyposażenia stoiska, nieusunięte przez Wystawcę w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone, za które Organizator nie bierze odpowiedzialności. Organizator jest uprawniony do utylizacji pozostawionych rzeczy na koszt i ryzyko Wystawcy. 16. Wystawca korzystający z zabudowy Organizatora może dekorować ściany stoiska z zastrzeżeniem, że nie mogą one ulec jakimkolwiek uszkodzeniom. 17. Po zakończeniu Targów Wystawca korzystający z zabudowy Organizatora zobowiązany jest przekazać stoisko w stanie niepogorszonym. IX. Katalog 1. Organizator zapewnia druk i rozpowszechnienie oficjalnego katalogu Targów. 2. Każdy Wystawca zobowiązany umieszczenia swojego wpisu w katalogu na warunkach określonych w Zgłoszeniu - Umowie. 3. W przypadku stoisk zbiorowych - Wystawcy mają obowiązek podania danych wszystkich firm oraz dokonania indywidualnych wpisów Współwystawców do alfabetycznego spisu Wystawców w katalogu. 4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy w katalogu wynikające z błędnego zredagowania danych do wpisu przez Wystawcę. 5. Reklama realizowana przez Wystawcę lub na jego zlecenie wykonywana jest zgodnie z dostarczonymi materiałami na odpowiedzialność i ryzyko Wystawcy. X. Zasady reklamy, promocji 1. Każdy Wystawca ma prawo do reklamowania swoich towarów lub usług w swoim stoisku, pod warunkiem, że nie zakłóca to normalnego toku pracy innych Wystawców. 2. Fotografowanie, filmowanie i wszelkie inne formy utrwalania obrazu wymagają zgody Organizatora, a jeżeli dotyczą pojedynczych stoisk i eksponatów, wymagają również uprzedniej zgody zainteresowanych Wystawców. 3. Wystawca nie ma prawa promowania na terenach targowych firm, które nie są uczestnikami Targów, oraz produktów, których nie posiada w swojej ofercie. XI. Ubezpieczenie 1. Wystawca zobowiązany jest ubezpieczyć na swój koszt osoby i rzeczy znajdujące się na terenie Targów. Skutki zaniechania powyższego obciążają wyłącznie Wystawcę. 2. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wystawców na terenach targowych przed, po i w czasie trwania Targów. 3. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi zaistniałej szkody. XII. Ochrona przeciwpożarowa, przepisy porządkowe 1. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania ogólnych przepisów i poleceń w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz zasad porządkowych ustalonych przez Organizatora. W szczególności zabronione jest: - palenie tytoniu i używanie otwartego ognia - eksploatowanie urządzeń grzejnych takich jak: palniki gazowe, termo wentylatory, itp. - korzystanie z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej - podłączenie do sieci elektrycznej urządzeń o łącznej mocy przekraczającej zgłoszoną Organizatorowi - pozostawienie bez dozoru włączonych urządzeń elektrycznych nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji - wnoszenie na tereny targowe materiałów łatwopalnych i chemikaliów, - zastawianie przejść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowanie przejść ewakuacyjnych. 2. Wystawca odpowiada za stan bezpieczeństwa pożarowego na wynajętej powierzchni. 3. Wystawca wykonujący stoisko w ramach projektu indywidualnego odpowiedzialny jest za jego budowę zgodnie z zasadami sztuki budowlanej oraz za bezpieczeństwo ludzi przebywających w nim podczas montażu, demontażu oraz w trakcie trwania Targów. XIII. Postanowienia końcowe 1. W przypadku , jeżeli Targi nie odbędą się z przyczyn leżących po stronie Organizatora, jego odpowiedzialność ograniczona jest wyłącznie do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawców w związku udziałem w Targach . 2. Wszelkie reklamacje Wystawcy winny być zgłaszane pisemnie w terminie do 14 dni od daty zakończenia Targów, pod rygorem utraty ewentualnych roszczeń. 3. W stosunkach pomiędzy Wystawcami a Organizatorem stosuje się prawo polskie, spory rozpatrywane będą przez właściwy rzeczowo sąd w Szczecinie. 4. Wystawca przyjmuje do wiadomości, iż z chwilą złożenia podpisanego Zgłoszenia – Umowy, jednocześnie w pełni akceptuje warunki niniejszego Regulaminu. 5. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym Regulamin oraz Zgłoszeniem – Umową mają zastosowanie przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.